Importazione delle anagrafiche dei docenti

L'importazione automatica delle anagrafiche dei docenti è utile per inserire automaticamente un elevato numero di anagrafiche. In particolare in fase di istallazione quando si devono caricare tutte le anagrafiche e normalmente sono già disponibili in segreteria uno o più file con le informazioni richieste (ad esempio un file Excel con tutti i docenti e loro riferimenti).

Per importare i dati automaticamente il programma necessita di un file di tipo Comma Separated Values (CSV) contente i seguenti campi:

CAMPO	TIPO VALORE	VALORI AMMESSI	DESCRIZIONE	OBBLIGATORIO
soggetto	numero intero	1 2 3 […]	Numero progressivo utilizzato come riferimento	si
cognome	testo	qualsiasi	Il cognome del docente	si
nome	testo	qualsiasi	Il nome del docente	si
foto	testo	qualsiasi	Il nome del file della foto eventualmente associata	no
autorizzazione_dati_personali	data	GG/MM/AAAA	La data in cui è stata firmata l'autorizzazione all'utilizzo dei dati personali	no
sesso	testo	Maschio Femmina Maschio nato femmina Femmina nata maschio	Il sesso	si
nato	data	GG/MM/AAAA	La data di nascita	si
comune_nascita	testo	qualsiasi	Il comune di nascita	si
nazione_nascita	testo	[…] Israele Italia Jersey […] [vedi dati di origine]	La nazione di nascita (nella maggior parte dei casi Italia)	si
codice_fiscale	testo	16 caratteri	Il codice fiscale	si
stato_civile	testo	Celibe/Nubile Separato/a Coniugato/a Divorziato/a Vedovo/a	Lo stato civile	no
prefisso_via	testo	[…] Valle Via Viale […] [vedi dati di origine]	Il tipo di via (Strada, Corte, Vicolo, Viale, ecc...)	si
via	testo	qualsiasi	Il nome della via	si
civico	testo	qualsiasi	Il numero civico comprensivo di eventuali lettere	no
isolato	testo	qualsiasi	Ulteriori descrizioni dell'indirizzo	no
palazzo	testo	qualsiasi	Ulteriori descrizioni dell'indirizzo	no
scala	testo	qualsiasi	Ulteriori descrizioni dell'indirizzo	no
piano	testo	qualsiasi	Ulteriori descrizioni dell'indirizzo	no
interno	testo	qualsiasi	Ulteriori descrizioni dell'indirizzo	no
cap	numero intero	Numero a 5 cifre	Il codice di avviamento postale	si
localita	testo	qualsiasi	Il nome della località	si
provincia	testo	qualsiasi	La sigla della provincia.	si
nazione	testo	[…] Israele Italia Jersey […] [vedi dati di origine]	Il nome della nazione (nella maggior parte dei casi Italia)	si
email predefinita	testo	Indirizzo email	L'indirizzo email principale	si
Email 2	testo	Indirizzo email	Un indirizzo email secondario	no
Email 3	testo	Indirizzo email	Un indirizzo email secondario	no
Telefono predefinito	testo	Numero di telefono	Il numero telefonico principale	si
Telefono casa	testo	Numero di telefono	Un numero telefonico di casa	no
Telefono cellulare	testo	Numero di telefono	Un numero telefonico cellulare	no
Microsoft Messenger	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no
Skype	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no
Google Hangout (ex-googletalk)	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no
Yahoo Messenger	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no
Facebook	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no
LinkedIN	testo	qualsiasi	Un indirizzo di contatto	no

Nel caso di presenza di foto, queste devono essere preferibilmente in formato JPG o in alternativa PNG, con dimensioni di 300x400 pixel e un peso massimo di 120 kB. Le foto possono essere di altri formati, dimensioni e peso ma verranno ridimensionate e convertite dal programma senza garanzia che il risultato sia come l'originale: in particolare se la foto originale non ha proporzioni corrette o il viso non è centrato. Le foto devono essere poste tutte in un'unica cartella e collegate all'anagrafica tramite l'indicazione del nome del file nella colonna apposita.

Per facilitare la creazione del file CSV necessario per l'importazione massiva dei dati vengono forniti due file. Utilizzare solo uno dei file a seconda del programma installato sul proprio computer scegliendo tra:

• Scuola247 importazione docenti.ods - consigliato se lavorate con LibreOffice Calc o OpenOffice Calc

• Scuola247 importazione docenti.xlsx - consigliato se lavorato con Microsoft Excel

Per aprire il file cliccare sul uno dei due collegamenti ai file sopra riportati.

Dopo aver aperto il file, è possibile inserire direttamente le anagrafiche.

Per capire come compilare il file sono presenti delle anagrafiche di esempio nel foglio "Anagrafiche di esempio" (la linguetta solitamente posta in basso a sinistra). Per poter procedere all'inserimento dei dati, tornate sulla linguetta "Anagrafiche" in basso a sinistra.

E' possibile inserire i valori manualmente uno alla volta aiutandosi con i menu a tendina che compariranno durante l'inserimento oppure è possibile incollare i dati direttamente da un altro foglio di calcolo.

Nel caso in cui si incollino i dati provenienti da un altro foglio di calcolo assicurarsi che i valori inseriti rispettino le regole richieste nell'inserimento. Per controllare gli standard richiesti cliccare sulla colonna dove si vogliono inserire i dati; comparirà un fumetto con un testo di aiuto. In alcuni casi sarà possibile incollare i dati solamente se le maiuscole e minuscole rispetteranno gli standard richiesti.

Al termine dell'inserimento salvare il file in locale in formato CSV. Per salvare in CSV selezionare “Salva con nome...” nella voce del menu principale del programma utilizzato. Mantenere il nome del file in “Scuola247 importazione docenti” e modificare l'estensione del file scegliendo dal menu a tendina solitamente posto sotto il nome del file la voce:

• “Testo CSV (.csv) (*.csv)” se lavorate con LibreOffice Calc o OpenOffice Calc

• “CSV (delimitato dal separatore di elenco (*.csv)” se lavorate con Microsoft Excel

Porre tutte le foto e il file CSV appena salvato in un'unica directory.

A questo punto indicare al programma la directory in cui sono presenti il file CSV e le foto.