Importazione delle anagrafiche dei docenti
L'importazione automatica delle anagrafiche dei docenti è utile per inserire automaticamente un elevato numero di anagrafiche. In particolare in fase di istallazione quando si devono caricare tutte le anagrafiche e normalmente sono già disponibili in segreteria uno o più file con le informazioni richieste (ad esempio un file Excel con tutti i docenti e loro riferimenti).
Per importare i dati automaticamente il programma necessita di un file di tipo Comma Separated Values (CSV) contente i seguenti campi:
CAMPO | TIPO VALORE | VALORI AMMESSI | DESCRIZIONE | OBBLIGATORIO |
soggetto | numero intero | 1
2 3 […] |
Numero progressivo utilizzato come riferimento | si |
cognome | testo | qualsiasi | Il cognome del docente | si |
nome | testo | qualsiasi | Il nome del docente | si |
foto | testo | qualsiasi | Il nome del file della foto eventualmente associata | no |
autorizzazione_dati_personali | data | GG/MM/AAAA | La data in cui è stata firmata l'autorizzazione all'utilizzo dei dati personali | no |
sesso | testo | Maschio
Femmina Maschio nato femmina Femmina nata maschio |
Il sesso | si |
nato | data | GG/MM/AAAA | La data di nascita | si |
comune_nascita | testo | qualsiasi | Il comune di nascita | si |
nazione_nascita | testo | […]
Israele Italia Jersey […] [vedi dati di origine] |
La nazione di nascita (nella maggior parte dei casi Italia) | si |
codice_fiscale | testo | 16 caratteri | Il codice fiscale | si |
stato_civile | testo | Celibe/Nubile
Separato/a Coniugato/a Divorziato/a Vedovo/a |
Lo stato civile | no |
prefisso_via | testo | […]
Valle Via Viale […] [vedi dati di origine] |
Il tipo di via (Strada, Corte, Vicolo, Viale, ecc...) | si |
via | testo | qualsiasi | Il nome della via | si |
civico | testo | qualsiasi | Il numero civico comprensivo di eventuali lettere | no |
isolato | testo | qualsiasi | Ulteriori descrizioni dell'indirizzo | no |
palazzo | testo | qualsiasi | Ulteriori descrizioni dell'indirizzo | no |
scala | testo | qualsiasi | Ulteriori descrizioni dell'indirizzo | no |
piano | testo | qualsiasi | Ulteriori descrizioni dell'indirizzo | no |
interno | testo | qualsiasi | Ulteriori descrizioni dell'indirizzo | no |
cap | numero intero | Numero a 5 cifre | Il codice di avviamento postale | si |
localita | testo | qualsiasi | Il nome della località | si |
provincia | testo | qualsiasi | La sigla della provincia. | si |
nazione | testo | […]
Israele Italia Jersey […] [vedi dati di origine] |
Il nome della nazione (nella maggior parte dei casi Italia) | si |
email predefinita | testo | Indirizzo email | L'indirizzo email principale | si |
Email 2 | testo | Indirizzo email | Un indirizzo email secondario | no |
Email 3 | testo | Indirizzo email | Un indirizzo email secondario | no |
Telefono predefinito | testo | Numero di telefono | Il numero telefonico principale | si |
Telefono casa | testo | Numero di telefono | Un numero telefonico di casa | no |
Telefono cellulare | testo | Numero di telefono | Un numero telefonico cellulare | no |
Microsoft Messenger | testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no |
Skype | testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no |
Google Hangout (ex-googletalk) | testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no |
Yahoo Messenger | testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no |
testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no | |
testo | qualsiasi | Un indirizzo di contatto | no |
Nel caso di presenza di foto, queste devono essere preferibilmente in formato JPG o in alternativa PNG, con dimensioni di 300x400 pixel e un peso massimo di 120 kB. Le foto possono essere di altri formati, dimensioni e peso ma verranno ridimensionate e convertite dal programma senza garanzia che il risultato sia come l'originale: in particolare se la foto originale non ha proporzioni corrette o il viso non è centrato. Le foto devono essere poste tutte in un'unica cartella e collegate all'anagrafica tramite l'indicazione del nome del file nella colonna apposita.
Per facilitare la creazione del file CSV necessario per l'importazione massiva dei dati vengono forniti due file. Utilizzare solo uno dei file a seconda del programma installato sul proprio computer scegliendo tra:
- Scuola247 importazione docenti.ods - consigliato se lavorate con LibreOffice Calc o OpenOffice Calc
- Scuola247 importazione docenti.xlsx - consigliato se lavorato con Microsoft Excel
Per aprire il file cliccare sul uno dei due collegamenti ai file sopra riportati.
Dopo aver aperto il file, è possibile inserire direttamente le anagrafiche.
Per capire come compilare il file sono presenti delle anagrafiche di esempio nel foglio "Anagrafiche di esempio" (la linguetta solitamente posta in basso a sinistra). Per poter procedere all'inserimento dei dati, tornate sulla linguetta "Anagrafiche" in basso a sinistra.
E' possibile inserire i valori manualmente uno alla volta aiutandosi con i menu a tendina che compariranno durante l'inserimento oppure è possibile incollare i dati direttamente da un altro foglio di calcolo.
Nel caso in cui si incollino i dati provenienti da un altro foglio di calcolo assicurarsi che i valori inseriti rispettino le regole richieste nell'inserimento. Per controllare gli standard richiesti cliccare sulla colonna dove si vogliono inserire i dati; comparirà un fumetto con un testo di aiuto. In alcuni casi sarà possibile incollare i dati solamente se le maiuscole e minuscole rispetteranno gli standard richiesti.
Al termine dell'inserimento salvare il file in locale in formato CSV. Per salvare in CSV selezionare “Salva con nome...” nella voce del menu principale del programma utilizzato. Mantenere il nome del file in “Scuola247 importazione docenti” e modificare l'estensione del file scegliendo dal menu a tendina solitamente posto sotto il nome del file la voce:
- “Testo CSV (.csv) (*.csv)” se lavorate con LibreOffice Calc o OpenOffice Calc
- “CSV (delimitato dal separatore di elenco (*.csv)” se lavorate con Microsoft Excel
Porre tutte le foto e il file CSV appena salvato in un'unica directory.
A questo punto indicare al programma la directory in cui sono presenti il file CSV e le foto.